Godzina dziennie więcej. Jak nasz zespół zbudował narzędzie, które musiało wyjść poza firmę
Każdego dnia każda osoba w naszym zespole odzyskuje mniej więcej godzinę. Nie dzięki nadgodzinom ani nowemu regulaminowi, tylko dlatego, że przestaliśmy szukać informacji w kilku różnych aplikacjach naraz.
Ta godzina to efekt decyzji, którą na początku 2026 roku wiele osób uznałoby za odważną, a może nawet szaloną. Zamiast kupić kolejne narzędzie, postanowiliśmy zbudować własne.
Tak powstał taos. Najpierw miał rozwiązać wyłącznie nasz problem. Dziś jest podstawowym narzędziem pracy w HOMtu, a przetestować go może każda firma. Oto historia o tym, jak rozproszony zespół zarządzający najmem mieszkań doszedł do punktu, w którym musiał stworzyć system od zera. I o tym, czego po drodze nauczyliśmy się o zarządzaniu zespołem zdalnym.
Zespół w ciągłym ruchu
Zarządzanie najmem to praca, która nie dzieje się w jednym pokoju. Opiekunowie nieruchomości są w mieszkaniach, na przekazaniach kluczy i przy usuwaniu usterek. Doradcy rozmawiają z właścicielami mieszkań. Obsługa klienta, rozliczenia i dział prawny pracują częściowo z biura, a częściowo zdalnie.
W ciągu jednego dnia najemca zgłasza awarię, właściciel pyta o rozliczenie, a doradca finalizuje nową umowę. Każda z tych spraw dotyczy kilku osób z różnych działów. Każda wymaga, żeby informacja dotarła szybko i do właściwej osoby.
Weźmy typowy przykład. Najemca pisze rano, że cieknie kran. Obsługa klienta przyjmuje zgłoszenie i przekazuje je w czacie. Opiekun nieruchomości jest akurat na przekazaniu kluczy w innej dzielnicy, więc wiadomość czyta dopiero po godzinie. Trzeba umówić hydraulika, poinformować właściciela i uwzględnić koszt naprawy w rozliczeniu. Cztery osoby, kilka aplikacji i kilkanaście wiadomości w stylu „czy ktoś już to załatwił?”.
Przez długi czas problem nie polegał na tym, że ludzie nie chcieli się komunikować. Polegał na tym, że komunikowaliśmy się wszędzie. Ustalenia z rozmowy były w czacie, zadanie w osobnej aplikacji, szczegóły w mailu, a ostateczna decyzja w głowie osoby, która akurat jechała do klienta.
To klasyczna pułapka zespołu rozproszonego. Im więcej narzędzi, tym więcej miejsc, w których coś może zginąć. Im szybciej zmienia się sytuacja, tym droższe jest każde pytanie „a gdzie to było?”.
ClickUp, Slack, Trello: dobre narzędzia, które nie chciały się ze sobą dogadać
Nie zaczynaliśmy od budowania. Zaczęliśmy tak jak większość firm: od szukania gotowych rozwiązań.
Najpierw był ClickUp. Potem przeszliśmy na połączenie, które zna wiele zespołów: Slack do rozmów, Trello do zadań. Każde z tych narzędzi jest dopracowane i korzystają z nich firmy na całym świecie. Problem nie leżał w żadnym z nich z osobna.
Leżał pomiędzy nimi. Rozmowa o awarii w mieszkaniu toczyła się w czacie, ale zadanie dla opiekuna trzeba było założyć w innej aplikacji. Ustalenia z właścicielem ktoś musiał przepisać ręcznie. Kiedy zadanie zmieniało status, reszta zespołu dowiadywała się o tym z opóźnieniem albo wcale.
Do tego dochodziły koszty. Płaciliśmy za kilka subskrypcji naraz, a rachunek za Slacka rósł z każdą nową osobą w zespole. W pewnym momencie zadaliśmy sobie proste pytanie: za co właściwie płacimy, skoro i tak spędzamy czas na łączeniu tych narzędzi własnymi rękami?
Zrezygnowaliśmy ze Slacka i Trello. Wciąż jednak brakowało nam jednego, spójnego systemu. Takiego, w którym rozmowa, zadanie i proces są tym samym wątkiem, a nie trzema osobnymi światami.
Początek 2026: budujemy własne narzędzie
Na początku 2026 roku podjęliśmy decyzję, która zmieniła więcej, niż się wtedy spodziewaliśmy. Skoro nie znaleźliśmy narzędzia, które pasowałoby do naszej pracy, zbudujemy je sami.
Nie zaczynaliśmy od listy funkcji, tylko od listy frustracji. Spisaliśmy, co każdego dnia kosztuje nas czas i nerwy. Z tej listy powstały zasady, których trzymamy się do dziś:
- Rozmowa i zadanie muszą być w jednym miejscu. Jeśli w czacie zapada decyzja, od razu staje się ona zadaniem z osobą odpowiedzialną i terminem.
- Informacja synchronizuje się sama. Zmiana w procesie jest od razu widoczna dla wszystkich, których dotyczy.
- Narzędzie działa tam, gdzie pracuje zespół, czyli także w telefonie opiekuna stojącego w mieszkaniu klienta.
- Dane firmy są przechowywane w Europie.
- System rośnie razem z firmą, zamiast zmuszać ją do przeprowadzki, gdy zespół się powiększa.
Teoretycznie można było pójść inną drogą i połączyć istniejące aplikacje automatyzacjami. Tyle że każda taka integracja to kolejny element, który może przestać działać, i kolejne miejsce, w którym trzeba szukać przyczyny błędu. Chcieliśmy systemu, w którym synchronizacja jest wbudowana od pierwszego dnia, a nie doklejona z zewnątrz.
Tak narodził się taos. Jego hasło, „Turn chaos into taos”, dobrze oddaje to, z czym się mierzyliśmy: zamienić chaos rozproszonych aplikacji w jeden uporządkowany system pracy.
Czerwiec: testy. Sierpień: zmiana na dobre
W czerwcu taos trafił do pierwszych testów wewnątrz firmy. To był moment prawdy. Zespół, który na co dzień obsługuje najemców i właścicieli, nie ma czasu na eksperymenty utrudniające pracę. Jeśli coś nie działało, dowiadywaliśmy się o tym od razu i bez owijania w bawełnę.
Każda uwaga trafiała do kolejnej wersji. Opiekunowie mówili, czego brakuje im w telefonie. Obsługa klienta pokazywała, gdzie gubią się zgłoszenia. Rozliczenia wskazywały, które informacje muszą być pod ręką bez szukania.
Od sierpnia 2026 roku taos jest naszym podstawowym narzędziem pracy. Nie dodatkiem i nie pilotażem w jednym dziale, tylko miejscem, w którym toczy się codzienna praca całej firmy.
Efekt? Szacujemy, że każda osoba w zespole oszczędza około godziny dziennie. To pięć godzin tygodniowo i około dwudziestu w miesiącu, czyli mniej więcej dwa i pół dnia roboczego na osobę.
Ta godzina nie wzięła się z jednej funkcji. Wzięła się z tego, że moduły do komunikacji i procesów wymieniają się informacjami same:
- ustalenie z rozmowy staje się zadaniem bez przepisywania;
- to, co dzieje się w procesie, widać w rozmowie, i odwrotnie;
- nikt nie musi pytać „czy to już zrobione?”, bo odpowiedź jest w jednym miejscu;
- spotkanie wideo zakładamy z poziomu taosa dzięki integracji z Google Meet.
Wróćmy do cieknącego kranu. Dziś wiadomość o awarii od razu staje się zadaniem z przypisanym opiekunem. Opiekun widzi je w telefonie razem z całą rozmową, a gdy oznacza je jako zrobione, obsługa klienta i rozliczenia wiedzą o tym w tej samej chwili. Nikt niczego nie przepisuje i nikt nie musi dopytywać.
Dlatego taos to coś więcej niż program do zarządzania projektami z dołączonym czatem. To jeden system, w którym rozmowa, zadanie i proces tworzą całość.
Duma, której nie da się ukryć
Taos nie powstał w oderwaniu od codziennej pracy. Powstał z niej. I jesteśmy z tego naprawdę dumni.
Każdy dział HOMtu dołożył swoją cegiełkę. Ludzie, którzy na co dzień obsługują klientów, zgłaszali pomysły, testowali nowe wersje i cierpliwie opisywali, co trzeba poprawić. Robili to, bo widzieli, że ich uwagi naprawdę zmieniają narzędzie, z którego sami korzystają.
To zaangażowanie jest dla nas najważniejszą miarą sukcesu. Ważniejszą nawet niż zaoszczędzona godzina.
Kiedy dziś patrzymy na taosa, widzimy w nim konkretne rozmowy, konkretne uwagi i konkretnych ludzi z naszego zespołu. To jest ich narzędzie w takim samym stopniu jak nasze.
W którymś momencie zrozumieliśmy też coś jeszcze. Nasz problem wcale nie był wyjątkowy. Każda mała i średnia firma, której zespół pracuje w rozproszeniu, zmaga się z tym samym: rozmowy w jednym miejscu, zadania w drugim, decyzje ginące pomiędzy nimi.
Trzymanie taosa tylko dla siebie przestało mieć sens. Narzędzie, które tak bardzo ułatwiło pracę nam, może ułatwić ją także innym. Dlatego zdecydowaliśmy się udostępnić je na zewnątrz.
Co dalej: jedno narzędzie na każdy etap rozwoju firmy
Taos nie stoi w miejscu. Jeszcze w tym roku dołączą do niego trzy moduły, na które czekamy także my:
- CRM, żeby relacje z klientami były w tym samym miejscu co rozmowy i zadania zespołu;
- tickety, czyli obsługa zgłoszeń, w której żadna sprawa nie ginie między osobami i działami;
- integracja z pocztą e-mail, dzięki której wiadomości od klientów trafiają tam, gdzie toczy się praca.
To ważny krok. Dzięki niemu taos stanie się jednym narzędziem dla małych i średnich firm, dopasowanym do etapu, na którym jest organizacja. Kilkuosobowy zespół zacznie od komunikacji i zadań. Firma, która rośnie, włączy procesy, CRM i obsługę zgłoszeń. Bez przeprowadzki do innego systemu i bez płacenia za kilka subskrypcji naraz.
Dla nas oznacza to, że doradcy, opiekunowie, obsługa klienta i rozliczenia będą pracować na tych samych informacjach o kliencie: od pierwszej rozmowy, przez zgłoszenia, aż po rozliczenie.
Niezmienne pozostaje jedno: taos jest europejskim narzędziem, a dane firm są przechowywane na serwerach w Europie. Dla wielu zespołów, które szukają narzędzi do pracy zdalnej, to dziś równie ważne jak wygoda i cena.
Pięć lekcji o zarządzaniu zespołem zdalnym
Niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystasz, te zasady sprawdziły się u nas najlepiej:
- Jedno źródło prawdy. Każda informacja powinna mieć jedno miejsce, w którym jest aktualna. Jeśli zespół musi pytać, „która wersja jest dobra”, traci czas i zaufanie do ustaleń.
- Każda decyzja kończy się zadaniem. Ustalenie bez osoby odpowiedzialnej i terminu to tylko dobra intencja. W zespole rozproszonym taka intencja szybko znika.
- Mniej kanałów, więcej porządku. Rozmowy organizuj wokół spraw, klientów i procesów, a nie wokół przypadkowych grup. Łatwiej wtedy wrócić do kontekstu po tygodniu.
- Asynchronicznie, gdy się da. Spotkanie, gdy trzeba. Większość spraw da się załatwić w wątku. Wideorozmowa jest dla decyzji, które wymagają dyskusji.
- Telefon to też biuro. Jeśli część zespołu pracuje w terenie, narzędzie musi być równie wygodne w aplikacji mobilnej jak na komputerze. Inaczej informacje z terenu będą trafiać do systemu z opóźnieniem.
Najprostszy test? Zapytaj swój zespół, ile czasu dziennie traci na szukanie informacji i przełączanie się między aplikacjami. Odpowiedź może zaskoczyć.
Najczęstsze pytania o taosa
Czy taos zastąpi komunikator i aplikację do zadań? Tak, właśnie po to powstał. W HOMtu zastąpił Slacka i Trello. Rozmowy, zadania i procesy są w jednym miejscu i synchronizują się same.
Gdzie są przechowywane dane? Na serwerach w Europie. Taos jest europejskim narzędziem, budowanym i utrzymywanym w Europie.
Czy taos współpracuje z narzędziami, których już używamy? Tak. Taos integruje się z Google Workspace i Microsoft 365, a spotkania wideo zakładasz przez Google Meet bez wychodzenia z aplikacji.
Czy taos działa na telefonie? Tak. Aplikacje mobilne są dostępne w App Store i Google Play, więc z taosa wygodnie korzysta także zespół pracujący w terenie.
Co się stanie po zakończeniu darmowych testów? Sam zdecydujesz, czy zostajesz na planie darmowym, czy wybierasz płatny. Nic nie zostanie naliczone automatycznie.
Sprawdź sam, co zbudowaliśmy
Taos powstał, bo potrzebowaliśmy go sami. Dziś chcemy, żebyś przekonał się, czy pomoże także Twojemu zespołowi.
Do 30 listopada 2026 roku trwają darmowe testy dla wszystkich. Dostajesz pełną funkcjonalność, bez limitu użytkowników. Aplikacje są dostępne w App Store i Google Play, więc od pierwszego dnia sprawdzisz taosa także w terenie. Po zakończeniu testów nie naliczamy żadnych opłat automatycznie: sam zdecydujesz, czy zostajesz na planie darmowym, czy wybierasz płatny.
Nie musisz od razu przenosić całej firmy. Zaproś jeden zespół i przenieś do taosa jeden proces, który dziś najczęściej się zacina. Po tygodniu porównaj, ilu wiadomości, pytań i przepisywania udało się uniknąć. To najlepszy sposób, żeby sprawdzić, czy taos pasuje do Waszej pracy. My odzyskaliśmy godzinę dziennie na osobę. Ciekawe, ile odzyskacie Wy.